UBL-factuur: e-facturen die machines kunnen lezen

Een UBL-factuur is geen PDF met een ander jasje, maar een XML-bestand dat boekhoudsystemen automatisch kunnen inlezen. Steeds meer grotere afnemers en overheidsinstanties vragen erom, omdat het overtypen en scannen overbodig maakt.

Gratis starten Bekijk prijzen

Wat is UBL precies?

UBL staat voor Universal Business Language, een open standaard voor zakelijke documenten. Een UBL-factuur bevat dezelfde gegevens als je gewone factuur, maar dan in een vaste structuur met vaste veldnamen. Daardoor weet het systeem van je klant precies welk bedrag het factuurtotaal is, welk deel btw is en welk factuurnummer erbij hoort. Fintio exporteert facturen volgens UBL 2.1, de versie die in Nederland gangbaar is voor e-facturatie.

Wanneer heb je een UBL-factuur nodig?

Bij levering aan de Rijksoverheid, waar e-facturatie verplicht is Bij grotere afnemers die facturen automatisch willen inlezen Wanneer je accountant je facturen rechtstreeks wil verwerken Als je zelf inkoopfacturen automatisch wilt laten verwerken

UBL exporteren in Fintio

In het factuuroverzicht exporteer je een factuur als UBL-bestand. Naast losse facturen kun je ook een batch-export maken, bijvoorbeeld om een heel kwartaal in één keer aan je accountant te leveren. UBL-export zit in het Pro-pakket. De PDF blijft daarnaast gewoon beschikbaar: veel afnemers willen beide, een PDF om te lezen en een UBL om in te lezen.

UBL en je bewaarplicht

Een elektronische factuur telt volwaardig mee voor je administratie. Je moet hem, net als een papieren factuur, zeven jaar bewaren en de authenticiteit en integriteit kunnen aantonen. Fintio bewaart je verstuurde facturen en toont ze in het archiefoverzicht.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een PDF-factuur en een UBL-factuur?

Een PDF is bedoeld om door mensen gelezen te worden; een UBL-bestand is gestructureerde XML die software automatisch kan verwerken. Vaak stuur je beide mee.

Welke UBL-versie gebruikt Fintio?

Fintio exporteert volgens UBL 2.1, de versie die in Nederland gebruikelijk is voor e-facturatie.

Zit UBL-export in elk pakket?

Nee, UBL-export is onderdeel van het Pro-pakket. In Starter kun je facturen wel als PDF versturen en delen via een link.

Kan ik meerdere facturen tegelijk exporteren?

Ja. Naast losse facturen kun je een batch-export maken, bijvoorbeeld per kwartaal voor je accountant.

Waarom Fintio?

Speciaal voor Nederlandse zzp'ers en eenmanszaken.
Gratis starten, geen creditcard nodig.
Maandelijks opzegbaar en geen jaarcontract.
Overzicht over facturen, betalingen en herinneringen.

Maak gratis een account aan